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驯服收件箱的五种方法

无法解决它-我们大多数人都遭受电子邮件过载的困扰。商业消息无法及时处理,导致收件箱混乱,激发了恐惧和焦虑。

但是有潜在的解决方案。以下工具甚至可以帮助您控制失控的收件箱,并使您的工作效率更高:

电子邮件模板

无论您身处哪个行业,您都有机会一周又一周发送相同类型的电子邮件。无论是向贵公司介绍潜在客户的消息,还是跟进沟通以帮助推动销售的消息,此类电子邮件都会吞噬企业家的宝贵时间。

与其搜索“已发送邮件”档案,然后复制和修改每条消息,不如考虑使用模板程序,例如Yesware。个人用户免费,团队每月19美元,Yesware和其他电子邮件模板程序使您可以设置标准的文本片段,可以使用简单的命令将这些文本片段快速集成到电子邮件中。也可以将Yesware合并到您的客户关系管理程序中。

任务创建和电子邮件跟踪

如果您从电子邮件系统中管理“待办事项”列表,则始终有可能将相关项目埋在您的文件夹中,并且永远不会被标记并被遗忘。您不一定需要向您的业务生产力工具库中添加外部“待办事项”管理程序。相反,可以考虑使用免费程序(例如meinKopp或Zendio)来补充电子邮件的任务管理系统,每月费用为9.95美元。

可以将这两个程序集成到现有的收件箱中,以提供Microsoft Outlook和其他电子邮件程序中标准的简单“红旗”系统之外的其他功能。例如,Zendio允许您将操作项从电子邮件快速转移到“待办事项”列表,并防止它们丢失在收件箱中。

电子邮件归档

尽管在电子邮件收件箱中管理任务项很重要,但是如何处理决定归档的消息也同样重要。如果您不确定为什么,只需问问办公室里那位疲惫不堪的同事,他就花了数小时试图寻找一条缺失但对任务至关重要的消息。

集成到诸如Microsoft Outlook之类的程序中的标准电子邮件归档工具可能很有用,但它们通常无法提供大多数企业家管理与正在进行的项目相关的消息所需的所有功能。为此,请考虑使用外部电子邮件归档工具,例如Mail Steward。

Mail Steward的软件包价格从24.95美元起,您可以做两件重要的事情:

安全地存储大量数据以防止文件安全问题,以及

根据各种条件,可以轻松地在电子邮件存档中搜索过去的邮件。

垃圾邮件控制

尽管大多数电子邮件提供商都安装了垃圾邮件控制,但是这些标准工具通常无法过滤掉所有不需要的邮件。如果垃圾邮件超出了收件箱的默认垃圾邮件脚本,请考虑使用基于Mac的Spam Sieve之类的程序。其先进的技术可以学习并适应您的电子邮件使用情况,因此它能够阻止几乎所有垃圾邮件,同时创建白名单,以防止来自同事和客户的邮件被标记为垃圾邮件。一次性投资成本为30美元。

电子邮件处理方法

如果您首先没有适当的方法来处理传入消息,那么世界上所有的工具都无法帮助您有效地管理电子邮件。例如,如果您将收到的每封电子邮件都标记为“待办事项”列表项,则任务创建工具的复杂程度无关紧要。您只需将本来就很低效的流程再增加一层复杂度。

在将这些工具中的任何一个添加到收件箱之前,请放置一个系统以负责地处理传入消息。大多数专业人员采用一种系统,在该系统中,他们立即为收到的每封电子邮件分配一个操作。有组织的人们无需阅读消息并决定以后如何跟进,而是立即决定是立即完成一项操作,将其委派给他人还是归档以备将来参考。

David Allen的《Getting Things Done》博客是实现这种系统的有用资源。该网站提供了大量有用的提示和技巧,以帮助您控制企业电子邮件,以负责任的方式处理传入的电子邮件。