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要召开更有成效的会议请丢掉会议桌

如果您的会议漫长,尴尬且无济于事,那么您并不孤单。在《工业周刊》上对2000名经理进行的一项研究表明,人们在会议上花费的时间中至少有30%是浪费时间。

您知道进展如何:您收到带有模糊标题(如“项目更新”)的邀请。即使您不知道会议的目的,您也决定参加。当您到达会议室时,您会招呼一些同样困惑的同事,以及一些通过电话加入会议的可怜的灵魂。

会议开始。组织者进行了长时间的“状态更新”,然后要求“反馈”。喜欢自己的声音的声音的与会者。其他所有人都盯着他们的手。组织者意识到她已经在电话中忘记了人们,但他们还是听不见对话。您大声叹气,意识到您下一次毫无意义的会议要迟到了。

问题是,尽管技术进步,但数十年来许多公司促进协作的方式并未改变。我们仍然默认还是经常在会议桌旁聚会,使用WebEx,Join.Me,Adobe Connect等的虚拟会议提供了很多好处。

虚拟会议专家Dana Sednek说:“在某些情况下,虚拟会议比面对面会议的结果更好。”例如,一种情况可能需要在短时间内进行大量输入,或者不可能经常聚会,或者您的利益相关者的日程或个性阻碍了有效的面对面会议。

并非所有会议都是更好的虚拟会议。在对全球2,000名商人的调查中,皇冠假日酒店发现面对面会议仍然是建立关系,达成交易和进行谈判的最佳选择。精明的经理知道他们需要通过面对面的会议来开始自己的计划,并且可以通过在彼此间隔的时间内进行虚拟会议来维持绩效。

因此,如果您的日常会议使人们感到痛苦,也许是时候丢掉会议桌并在线移动会议了。这里有五个神奇的虚拟会议技巧。

1.为参与制定明确的期望。当参与者从自己的汽车,机场或孩子的足球比赛中打进电话时,虚拟会议很少会成功。Sednek观察到:“同事可能会以为他们可以打电话说他们仍然在“那里”,但是这会阻止充分参与。”当您使用Web会议技术时,提醒所有人他们需要登录,而不仅仅是打电话。

2.确保双向通讯。确保您组织会议以包括双向通讯。塞德内克提出了她所谓的“ 3-12-20”规则。对于30分钟的会议,只分配3分钟的初步发言。对于需要您参加者输入60分钟的会议,请花12分钟。即使会议的主要目的是向参与者解释概念或程序,也要在前20分钟之内完成。将其余时间留给问题,讨论和澄清。

3.众包您的反馈。在线移动会议时,您可以在更短的时间内获得更多反馈。Sednek指出:“在面对面的会议中,如果您想征询所有人的反馈意见,则必须走遍会议室,向所有人提出自己的想法。在虚拟空间中,您可以通过聊天的形式提出该问题。”众包花费的时间更少,可以确保小组中每个人的参与和反馈。

4.学会容忍沉默。在任何虚拟会议中,您都不可避免地会遇到Sednek称之为“板球”的安静,不舒适的时刻。不要立即表示同意,也不要在聊天中充斥沉默。她说:“沉默,意味着人们要么需要片刻才能摆脱犹豫,要么需要将问题重新表述为能够引起有用回应的事物。”

5.建立社区。在我们这个互联互通的世界中,项目团队通常相距数千英里。通常缺乏一种对社区的伤害感。Sednek解释说:“休闲的在线聚会是给予团队联系时间并鼓励他们融入文化的一种好方法,” Sednek说。她建议使用“虚拟水冷却器”,让团队成员全天聊天。

如果您不知道如何召开会议,请记住两件事。首先,召开您想参加的会议。其次,请记住,真正的进步始于每个人都在同一页上,注销并开始工作!