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收件箱归零提高您的生产力

作为忙碌的CEO和创始人,我每天都会收到数百封电子邮件,而自己发送大约50封电子邮件。但最终,我的收件箱是空的。我遵循称为“收件箱清零”的原则。不,我没有助理来管理我的电子邮件。不,Inbox Zero不仅是梦想,而且可以实现。

为什么要保留电子邮件收件箱为空?好处很多:

使用“收件箱清零”方法时,您不会再错过重要的电子邮件。

您不会让别人挂断电话,因为您会及时回复每封电子邮件。

您不会成为组织的瓶颈。

您不会对收件箱中的数千封电子邮件感到压力。

您尊重他人并及时做出回应。

知道自己无事可做,您会感到非常高兴,这样您就可以继续从事更具创造性,更有意义的任务。

这是我的电子邮件习惯的列表,这使这一切成为可能。我基本上使用传统的“收件箱归零”方法,并稍加改动。

从几乎所有电子邮件提供商开始。

本指南假定您使用的是Gmail,但是只要它们具有与Gmail的“发送和存档”和“自动前进”功能相似的功能,则相同的规则可能适用于任何电子邮件客户端。

我知道很多人将收到的每封电子邮件都保存在收件箱中。他们的收件箱看起来像Twitter流。这不是一个可靠的系统。您可能正在查看列表,然后出现一些信息,例如电话或会议。到那时,您可能会失去进度,这给您提供了两个选择:一天内复查当天的所有最新电子邮件,或者只按照流程进行操作。前者可能太耗时。后者就是为什么我认识的许多人也会让许多电子邮件无法答复或完全忘记执行重要任务的原因。不是因为它们粗鲁或杂乱无章,而是因为它们有不良的电子邮件习惯。

想到的一个恐怖故事是一位前同事,他只是让每封电子邮件都堆积在他的收件箱中。这个收件箱中有成千上万的电子邮件,每天有150封新电子邮件到达。很少有人阅读,实际上很少有人回应。如果他想查找任何电子邮件,则可以滚动浏览此巨大的收件箱,并快速阅读所有主题行。在干草堆中找针比较容易。

以下是实现“收件箱归零”的七个重要步骤:

1.从零开始。

如果您只是从零号收件箱开始,则第一步是声明电子邮件破产。将收件箱中的每封电子邮件存档。我知道这在许多公司都是亵渎的,但是您需要从一个空的收件箱开始。如果收件箱中有10,000封电子邮件,本指南将无济于事。只需将其清零并重新开始。

2.严格按照相同的顺序处理电子邮件。

这一步需要纪律。处理电子邮件时,请从最早的邮件开始,然后一直处理到最新的邮件。不要跳过任何电子邮件!永远不要查看您的完整电子邮件列表,更糟糕的是,从中选择一个。

为此,请更改Gmail的“自动前进”设置,以便在存档或回复时显示下一封电子邮件,而不是返回到电子邮件列表。

接下来,启用电子邮件回复上的“发送并存档”按钮。

为什么要从最早的条目开始?当您从最新的电子邮件开始时,您可能会与其他快速答复电子邮件的人陷入困境。您不想陷入不断回覆最近的电子邮件而人们回覆您的循环。此时,您基本上已经在聊天,您的电子邮件效率将大大降低。发生这种情况时,您可能会浪费数小时,而最旧的消息完全没有被处理。

不要像聊天应用程序那样使用电子邮件。不要在电子邮件收件箱中与您的朋友或同事聊天。仅在完全处理您的收件箱后,才能回复最新的电子邮件。如果您需要聊天,请使用Slack之类的工具。或者,拿起电话聊天。电子邮件不是放置它的地方。

遗憾的是,Gmail没有将电子邮件从最旧到最新进行排序的方法。我的解决方案:打开电子邮件时,我在收件箱中找到最旧的帖子,单击它,然后开始一个一个地处理电子邮件。由于我的收件箱已设置为前进到下一个帖子,因此我最终以与接收电子邮件相同的顺序处理电子邮件。

3.回复或存档。

收件箱零的第一条规则是您的电子邮件收件箱不是存储位置。收件箱中的所有电子邮件都应立即处理。通过答复或存档。

那需要很长时间的事情呢?有些事情可能需要等待几个小时或几天,或者您可能正在等待某人的答复。在这种情况下,请将任务移至单独的待办事项列表。如果该任务需要电子邮件内容,只需将电子邮件的主题复制到您的待办事项列表,这样您就可以轻松地再次将其复制回去,并在电子邮件存档中搜索确切的电子邮件以进行处理。

4.现在就做吧。

如果电子邮件需要几分钟的操作,请立即执行。不要将其复制到待办事项列表。不要将其保留在收件箱中。去做就对了。如果您需要付款,请立即付款。如果您需要将反馈发送给同事,请立即进行。严格处理列表是解决拖延的好方法。

有时,当我知道自己在拖延某个任务时,我会给自己发送电子邮件。这迫使我完成该任务,因为我在维护“收件箱归零”方面非常严格。

5.使用键盘快捷键。

在处理电子邮件时,我的手通常位于键盘上的“ E”键上方,该键将条目存档在Gmail中。如果我决定回复主题,请点击“ R”键。我偶尔会使用“ F”键转发电子邮件。这些是我唯一使用的Gmail快捷方式。我认为您不需要了解其他任何快捷方式。您始终可以将鼠标用于所有其他操作。但是,这三个键盘快捷键将帮助您使电子邮件处理更加顺畅。

6.使用电子邮件过滤器。

如果有您未读的电子邮件,请退订或使用自动电子邮件过滤器自动存档。根据您收到的电子邮件数量,这可能会节省您的时间。

7.达到零后,关闭电子邮件。

尝试进行任何创造性工作时,应避免查看电子邮件。因此,处理您的电子邮件,清空收件箱,最重要的是-关闭电子邮件应用程序。在不必担心一会儿电子邮件的情况下,继续进行关键工作。

禁用收到新消息时弹出的所有电子邮件通知。它们会变得分心,一整天都会消耗您的生产力,注意力范围和精力。

您总是可以在几个小时后打开您的电子邮件,再次处理您的收件箱,然后再返回进行更充实的工作。我们的目标是使您自己整日不再担心电子邮件。您应该控制自己的收件箱,而不是相反。

保持生产力。保持理智。并且,最重要的是,将其保持为零。