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为什么您不使用视频会议

视频会议的完美风暴已经到来。考虑一下:能源价格飞涨,已经抬高了驾驶成本,并使航空旅行变得昂贵和不愉快。同样重要的是,高清音频和视频技术的显着进步以及更便宜的带宽使视频会议以及它的老兄“ telepresence”成为了一种更好,更便宜的替代方案。

公司正在注意。Frost&Sullivan估计视频会议在2007年是$ 1.1B的市场,比前一年增长了29%。根据TeleSpan的数据,视频会议的销售量已从2004年的115,000个增加到2007年的17.6万个,而远程呈现系统的数量则从2004年的没有和2005年的50个跃升到2007年的1,000个。

但是,即使我与遍布全国和世界各地的同事,联系人和客户一起工作,我也没有使用视频会议-我打赌您也没有。造成这种情况的真正原因不仅是技术上的或经济上的。他们也是情感和心理的。

人们根本不适应视频会议。他们不知道如何在镜头前举止,因此他们倾向于避开视频会议,以免使自己尴尬。这段经典的YouTube视频完美地演示了这种情况,并且很有趣:

为了弄清这个难题,我一直在检查视频会议和网真系统,并与业务密切的人交谈。结果已经显示出来。

视频会议引发了情感问题

正如我所看到的,问题在于许多人不知道如何召开电视会议。每个人都知道如何举行面对面的会议,而且现在不常见的音频电话会议也从不难解决。众所周知,音频电话会议已导致无所不在的烦人做法,即静音电话,基本上退出会议并进行其他操作而没有人真正注意到。也就是说,直到有人问你一个问题。然后您会忘记取消静音,而没人能听到您的声音,因此您会疯狂地按按钮并重复您的应答,而通话中的每个人都可以确切地知道自己在做什么(因为他们也这样做了!)。

视频会议的最大好处之一是可以提高参与度,这样就不会胡说八道-视频会议没有“藏身之处”-但是视频会议的社交惯例和商务礼仪是什么?西门子提供OpenScape视频会议解决方案的新兴技术总监Inderpreet Singh解释说:“首先,当您在电视上看到自己时,人们会感到吃惊。”“他们问,'我看起来怎么样?'”

在马萨诸塞州列克星敦市的一家中型软件公司Ipswitch,视频会议参与者经常喜欢降低灯光,甚至一位员工甚至建议将连裤袜伸到摄像机上以减轻焦距并使人在屏幕上看起来更好!Ipswitch网络管理副总裁Ennio Carboni表示:“人们对它们的外观有着不可思议的意识,甚至比与他们在一起时更是如此。”Carboni说,由于Ipswitch属于相对休闲的软件行业,因此某些工人可能会亲自穿牛仔裤,“但在电视会议中则不然。”

Carboni说,除了对外观的关注之外,“人们比在面对面会议中更了解肢体语言,自己和他人的肢体语言”。“还有一个完整的协议还在发现之中。”

无线公司AirMagnet的营销副总裁Chris Roeckl同意“我从未对视频会议感到满意”,因为他也担心自己的外表。

语音和视频会议供应商Polycom的营销副总裁John Antanaitis说:“我们正处于从视频会议到视频通信的过渡模式。不仅仅是人们在开会,而且正在改变人们的行为以利用该技术。”

当我与专注于高清视频会议的LifeSize Communications市场高级副总裁Colin Buechler交谈时,他吹嘘说:“这里的独特之处在于该技术的情感体验。”当他向中小型企业展示LifeSize系统时,Buechler说:“他们不敢相信这种体验。”他的意思是积极的,但也很有趣。

与此类似,思科新兴技术市场营销高级总监戴维·谢(David Hsieh)表示,网真用户会很快忘记他们参加的是视频会议,而不是现场会议。(他甚至讲述了一个“远程时刻”,印度的参与者不得不休息一会,加利福尼亚的某人随便将她的指示带到了他办公室附近的设施。)但是,谢谢说,与此同时,参与者与面对面会议相比,网真会议更受关注。谢说:“你知道自己在摄影机上,就像被监视一样。”

Ipswitch的Carboni对此表示同意,并表示,即使与面对面的会议相比,人们对视频会议中的错误也不太宽容。Carboni补充说,随着人们的了解,他们倾向于做出更大的努力来为视频会议做准备。他说,您无法隐藏在音频电话会议中的使用方式,甚至在面对面会议中都无法隐藏的方式。

视频会议行业并没有真正解决这些情感问题,而是希望改进的技术能够自己解决问题。

技术驱动网真方法

视频会议有多种形式,从本质上免费的基于Webcam的即兴视频聊天到花费数十万美元的高清视频会议系统。

宝利通的《 Antanaitis》说,网真旨在给用户带来一致的用户体验。“这就是隐藏技术的全部内容,因此您只需走进去开会即可。”

但是,在非常高端的情况下,远程呈现系统试图通过紧密模拟实际的面对面会议的体验来绕过视频会议的局限。在与思科副总裁里克·莫兰(Rick Moran)举行的一次特别会议上,我有幸在公司的旧金山办事处检查了思科的高端CTS 3000系统。令人印象深刻的是,在经过特殊设计的房间中,配备了三个巨型屏幕,可以提供几乎与真实尺寸一样的高质量视频图像。

我与思科的Moran进行的网真对话非常接近“真正的”会议,但对我而言,至少,这仍然是一个小小的尴尬。一方面,走进这个令人印象深刻的原始房间有点吓人。尽管没有可见的摄像机,并且该技术基本上被隐藏起来,但仍然感觉就像您在电视演播室一样。感觉很昂贵,就像您只是坐在那里花钱一样。至少对于像我这样的新手来说,这样做变得更加自然很难。但是,Moran看起来非常轻松自在,因此人们可能会因一点练习而变得更加自在。

正如基于网络的视频会议公司Vidyo的高级营销副总裁Marty Hollander所说的那样:“网真就像在那儿,那很棒,但是您必须去一个特别的房间并安排它。”而且,实际上,花了几天的电子邮件来回安排我的网真测试。

视频会议恐惧的软解决方案

即使没有网真,仍然有一些方法可以塑造视频会议体验并使之更加舒适。Vidyo的Hollander说,低于网真水平,视频会议“不同于现场体验,但您会沉浸其中-人们停止发送电子邮件。这并不是在欺骗您,您在同一个房间里,但是您可以感觉就像你在和这些人开会。”

许多人认为这确实是一个熟悉的问题,因此,尽管AirMagnet的Roeckl预测视频会议的全面采用“将不得不等待使用网络摄像头长大的孩子,” Vidyo的Hollander认为,通过反复接触可以提高舒适度。霍兰德说:“从典型的Skype视频聊天开始,它将从消费者方面渗透到人们的行为中。”

为帮助加快转换速度,西门子的Singh建议在开始时先向参与者展示他们在屏幕上的外观,以确保系统正常运行,然后将其关闭,以免会议期间看不到自己。

但是Polycom的《塔那坦病》认为人们不必学习新的行为来进行视频会议。他说,您可以从音频聊天开始,并根据需要添加视频,而不会打扰自然的社交互动。Hsieh说,在思科,“我们不指导与会人员做与亲自做不同的事情。”

最终,“它变得非常容易上瘾”,Buechler说。一旦公司开始使用它,他们会发现它的用途越来越多,使用水平也随之提高。用户“真的可以从中受益”。

那踢可能会受伤。《华尔街日报》最近写了《令人尴尬的虚拟会议虚假演示》(不限于视频会议),并提出了一些有用的提示:

提前15分钟建立连接,以调整音量和摄像机角度。

禁用可能造成破坏的即时消息和电话设置。

穿着得体,注意随意的行为。

避免进食,饮水和嚼口香糖。

Ipswitch增加了一些自己的政策:该公司仅在绝对紧急情况下才允许在视频会议中静音,并且它已重新布置了会议室以确保视频会议的所有参与者都可见。Carboni解释说:“听别人讲话却看不到他们在视频中是一种干扰。”

技术仍然是一个问题

当然,除了社会因素之外,视频会议还必须处理挥之不去的技术问题。

Frost&Sullivan的首席分析师Melanie Turek表示,视频会议的主要技术挑战包括带宽升级以提供高清视频的需求,以及为将多个供应商的新旧系统混合安装的基础找到一种方法。一起工作。

Carboni认为,带宽是移动用户特别关注的问题。他说:“如果那天带宽滞后,那可能会令人沮丧。”“免费的无线连接可能特别糟糕。”

为了解决这个问题,Ipswitch制定了一项政策,要求用户在连接出现问题时注销会议的视频部分。为了避免延迟可能导致参与者彼此“交谈”而引起的紧张情绪,Ipswitch要求参与者在某人停止讲话后等待三到五秒钟再讲话。卡波尼说:“人们感觉自己像被切断了。”但这只是技术。

技术也有所不同。思科的谢先生说,尽管传统的视频会议系统每天使用不到一个小时,但思科网真系统通常每天要忙4至5个小时。Hsieh说,更高的音频和视频保真度使人们可以轻松地将该系统用于更多应用,包括诸如工作面试之类的敏感讨论。

即使跳到高清也可以提供帮助。“在标清(标准清晰度)下,我只能容忍半小时的会议,但在高清情况下我可以进行五到六个小时的视频电话会议,而且我不会感到疲倦,”西门子的辛格惊叹。“与面对面会议相同。”

尽管高清非常昂贵,系统的起价约为6,000美元,但它仍然比完整的远程呈现便宜很多,部分原因是您不必建造特殊的房间。市场顾问彼得·布罗克曼(Peter Brockman)认为高清视频会议系统是市场上的最佳选择,能够以很少的成本提供远程呈现的大量价值。

互操作性是另一个挑战。例如,HP Halo远程呈现系统的用户无法与使用Cisco远程呈现系统的公司见面。当您尝试将各种级别的视频会议和网真设备以及供应商融合在一起时,情况甚至更糟。

从积极的一面来看,思科最近为个人和可相互连接的大型团体推出了网真系统。个人系统500允许用户以平等的参加者身份参加虚拟会议,对于其他Cisco TelePresence会议室中的参加者来说,它的大小与实际情况相同。但是,即使是个人系统也要花费$ 33,900,而大型团体的TelePresence 3200则需要$ 340,000!

互操作性问题也有一个用户界面组件。远程呈现的优势之一是它可以控制所有各方的体验。但是,当您包括以不同方式进行连接的参与者时,会议体验自然会因用户而异。

例如,Polycom的各个级别的视频会议可以一起工作,从而解决了一个问题。但这也意味着会议中不同的人有不同的经历。参加者必须学会将这种可变性考虑在内,就像现场会议通常会尴尬地处理一些远程呼叫的参加者一样。“是的,这是不同的。”塔那坦病承认。“这就是我们世界的现实。”